การเชิญคน
เชิญสมาชิกในทีม ผู้ใช้แอป และ collaborator สร้างบัญชี และเปลี่ยนหรือเพิกถอนสิทธิ์เข้าถึง
ขั้นตอนการเพิ่มคนด้วยบทบาทที่มีอยู่แล้ว สำหรับว่าใครเป็นใครและบทบาททำงานอย่างไร ดู สมาชิกและบทบาท
| เพิ่มใคร | ที่ไหน |
|---|---|
| สมาชิกในทีม หรือพนักงานที่เข้าได้เฉพาะแอป | Settings → Team Members ขององค์กร |
| ผู้ใช้แอป | Settings → Users ของแอป |
| Collaborator ในแอปเดียว | Settings → Members ของแอป |
เชิญสมาชิกในทีม
เปิด Team Members
ไปที่ Settings → Team Members
เชิญ
กรอกอีเมล เลือกบทบาท แล้วคลิก Invite หากเว้นบทบาทไว้ที่ Default จะใช้บทบาทสำหรับสมาชิกใหม่ ใช้ Bulk invite เพื่อวางอีเมลหลายรายการพร้อมกัน
ติดตามสถานะ
คำเชิญจะแสดงเป็น pending จนกว่าจะมีคนตอบรับ คุณยกเลิก (revoke) ได้จากแท็บเดียวกัน
- ใครก็ตามที่เปิดลิงก์จะเข้าร่วมได้ แม้จะใช้ Google หรืออีเมลอื่น คำเชิญหนึ่งรายการรับได้หนึ่งคน
- สมาชิกที่มีอยู่แล้วจะคงบทบาทเดิม และคำเชิญยังเปิดอยู่
- การเชิญสมาชิกในทีมอาจต้องใช้แพ็กเกจแบบหลายผู้ใช้ แพ็กเกจผู้ใช้เดียวจะแสดงข้อความให้อัปเกรด
บทบาทที่มีให้: Admin (เข้าถึงได้ทั้งหมด), Manager, Staff (ตัวเลือกที่ใช้บ่อย), Viewer (อ่านอย่างเดียว) และ External Viewer (คนนอกองค์กร) แต่ละคนมีหนึ่งบทบาท ดูบทบาทระดับองค์กร
ลิงก์เชิญทีม
ลิงก์ที่คุณแชร์เอง (ทางแชต โปสเตอร์ QR code) ไม่ต้องใช้อีเมล สร้างได้ที่ Settings → Team Members → Invite links → Create link:
| ช่อง | หมายเหตุ |
|---|---|
| Role | เลือก Admin ไม่ได้ |
| Label | ไม่บังคับ เช่น "Bangkok store hires" |
| Max uses | จำเป็นต้องกรอก อย่างน้อย 1 |
| Expires | 1, 7, 30 หรือ 90 วัน |
| Apps | จำเป็นสำหรับบทบาทแบบ App-only เลือกแต่ละแอปและ app role ของแอปนั้น |
| Require approval | เปิดไว้เป็นค่าเริ่มต้น ผู้ที่ขอเข้าร่วมจะรออยู่ใต้ Pending approvals จนกว่าจะมีคนคลิก Approve หรือ Reject |
- ลิงก์เต็มแสดงให้เห็นครั้งเดียว ให้คัดลอกตอนนั้น
- Admin จะได้รับการแจ้งเตือนเมื่อมีการใช้ลิงก์
- Revoke link หยุดรับคำขอใหม่ คนที่เข้าร่วมไปแล้วยังเป็นสมาชิกอยู่
- ต้องมี
members:inviteลิงก์ที่กำหนดแอปให้ด้วยต้องมีroles:manageเพิ่ม
แอปมีลิงก์ของตัวเองด้วย Settings → Users สร้างลิงก์เชิญสำหรับผู้ใช้แอปและ claim link สำหรับพนักงานที่เข้าได้เฉพาะแอป ส่วน Settings → Members สร้างลิงก์สำหรับ collaborator ลิงก์เหล่านี้ใช้ได้ครั้งเดียวเป็นค่าเริ่มต้น หรือไม่จำกัดครั้งโดยมีวันหมดอายุภายใน 30 วัน
มอบหมายแอปเฉพาะให้สมาชิกในทีม
สำหรับบทบาทแบบ App-only (ไม่มี dashboard) หรือเพื่อให้สมาชิกในทีมเข้าถึงแอป private, app role อื่น หรือสิทธิ์เพิ่มในแอปเดียว
เชิญหรือหาสมาชิก
เปิดบัญชีของเขา
คลิก Edit account หรือ View account บนแถวของเขา ด้านล่างมีส่วน App access สำหรับสมาชิกแบบ App-only หรือ App-specific access สำหรับสมาชิกในทีม
มอบหมายแอป
คลิก Assign to app (App-only) หรือ Add app access or role (Team) เลือกแอปและ App role แล้วคลิก Assign สำหรับสมาชิกในทีม Team role on this app ยังเพิ่มสิทธิ์ของเขาในแอปนั้นได้ด้วย
เปลี่ยนบทบาทหรือนำใครออก
ที่ Team Members:
- เปลี่ยนบทบาท: เลือกจาก dropdown บนแถวของเขา เลือก Admin เพื่อให้เป็น admin
- นำออก: เมนูของแถว → Remove from organization การนำ managed account ออกจะลบบัญชีนั้น
- ทำทีละหลายคน: ติ๊กเลือกสมาชิก แล้วเลือก Set role, Add to app หรือ Remove ดูการดำเนินการแบบกลุ่ม
สร้างบัญชีโดยตรง
Admin สร้างบัญชีให้คนที่ยังไม่มีบัญชีเข้าสู่ระบบได้ โดยไม่ส่งอีเมลเชิญ การสร้างบัญชีต้องใช้แพ็กเกจ Scale ขึ้นไป หากใช้แพ็กเกจต่ำกว่านั้น ให้เชิญคนแทน บัญชีที่คุณสร้างไว้ก่อนย้ายไปแพ็กเกจต่ำกว่ายังใช้งานได้ และคุณยังแก้ไขหรือนำออกได้
- Settings → Team Members → Create accounts: สมาชิกในทีมที่มีบทบาทระดับองค์กร บทบาทแบบ App-only ก็ใช้ได้
- Settings → Users → Create accounts ของแอป public: ผู้ใช้แอปที่มี app role เปิดการเข้าสู่ระบบด้วยอีเมลและรหัสผ่านของแอปก่อน
เพิ่มคน
พิมพ์อีเมล (และชื่อ ถ้าต้องการ) ต่อหนึ่งแถว ใช้ Add person เพื่อเพิ่มแถว หรือ Add from file (CSV หรือ .xlsx) Clear list เริ่มใหม่ แถวว่างจะถูกข้าม
ตั้งบทบาท
แต่ละแถวตั้งบทบาทของตัวเองได้ ถ้าเว้นว่างจะใช้ Default role ใต้รายการ แถวของสมาชิกในทีมยังเพิ่มแอปหนึ่งแอปพร้อม app role และเลือก Person จาก Identities ได้
แก้แถวที่ถูกทำเครื่องหมาย
แถวที่อีเมลไม่ถูกต้องหรือซ้ำ มี key ที่ไม่รู้จัก หรือเลือก person ซ้ำสองครั้ง จะถูกทำเครื่องหมายไว้ แก้ไขหรือลบแถวเหล่านั้น
สร้างและบันทึกข้อมูลเข้าสู่ระบบ
คลิกสร้าง แล้วกด Download credentials (.xlsx) ก่อนปิดหน้าต่าง รหัสผ่านแสดงที่นี่เท่านั้น
หัวคอลัมน์ของไฟล์ (แถวแรก) ต้องมีเฉพาะ email:
| หัวคอลัมน์ | กำหนดค่า |
|---|---|
first_name, last_name | ชื่อของบัญชี ใช้ในไดเรกทอรีด้วย |
password | ใช้เฉพาะเมื่อเลือก Use supplied passwords |
role | role key หากเว้นว่างจะใช้บทบาทเริ่มต้น |
app, app_role | เฉพาะสมาชิกในทีม app key และ role key หาก app_role ว่าง จะใช้ค่าเริ่มต้นของแอป |
identity | เฉพาะสมาชิกในทีม id ของ person ที่มีอยู่ใน Identities |
email,first_name,last_name,role,app,app_role
alex@example.com,Alex,Kim,member,pos,cashier
sam@example.com,Sam,Lee,,,- กล่องโต้ตอบจะแสดง key ที่ใช้ได้และมีเทมเพลต CSV กับ Excel ให้ Excel จะอ่านชีตแรก ให้ตั้งรูปแบบเซลล์เป็นข้อความ
- ไฟล์ใหญ่ได้ถึง 2 MB สูงสุด 1,000 คนต่อรายการ ส่งเป็นชุดละ 20 คน
- รหัสผ่านจะถูกสร้างให้ เว้นแต่คุณเลือก Use supplied passwords ช่องที่เว้นว่างก็ยังถูกสร้างให้ รหัสผ่านที่ผิดกฎการเข้าสู่ระบบของคุณจะล้มเหลวที่แถวนั้น
- การเลือก Person (หรือ id ใน
identity) จะเชื่อมบัญชีเข้าสู่ระบบกับ person นั้น ต้องมีidentities:governเสนอให้เลือกเฉพาะคนที่ยังไม่มีบัญชีเข้าสู่ระบบของทีม - บัญชีที่มีอยู่แล้วจะถูกข้าม และรหัสผ่านของบัญชีนั้นจะไม่ถูกเปลี่ยน ให้เชิญแทน
- หากถึงขีดจำกัดจำนวนสมาชิก (คำเชิญที่ pending นับด้วย) แถวนั้นจะล้มเหลวและไม่เหลือสิ่งใดค้างอยู่
- หากชุดใดล้มเหลว ข้อมูลเข้าสู่ระบบที่สร้างไปแล้วจะยังอยู่ในผลลัพธ์ Back to unsent people พาคุณกลับไปที่คนที่เหลือ บันทึกข้อมูลเข้าสู่ระบบก่อน
- Incomplete หมายถึงบัญชีมีอยู่แล้วแต่ต้องตั้งค่าต่อ บันทึกรหัสผ่านของบัญชีนั้น แล้วเชิญเขาหรือติดต่อทีมซัพพอร์ต หากการตอบกลับหายไป ให้ตรวจรายชื่อสมาชิกก่อนลองใหม่
- การสร้างบัญชีไม่ได้ยืนยันอีเมล และไม่ได้เคลมโปรไฟล์ลูกค้าที่มีอยู่
บัญชีที่องค์กรจัดการ (Organization-managed accounts)
บัญชีที่สร้างขึ้นจะเป็นแบบ managed และมีป้าย Managed
- Edit account เปลี่ยนรูป ชื่อ อีเมล หรือรหัสผ่านได้ Generate password แสดงรหัสผ่านใหม่ครั้งเดียว การตั้งรหัสผ่านจะออกจากระบบในที่อื่นๆ ของเขา การเปลี่ยนแปลงมีบันทึกการตรวจสอบ
- เขาเข้าร่วมหรือสร้างองค์กรอื่นไม่ได้
- การนำบัญชีออกคือการลบบัญชี การลบองค์กรจะลบบัญชีเหล่านี้ทั้งหมด
คนที่สมัครเองจัดการบัญชีของตัวเอง แถวของเขาแสดง View account (อ่านอย่างเดียว)
ป้าย Partner ต่างออกไป: ป้ายนี้ระบุคนที่สิทธิ์เข้าถึงมาจากพาร์ตเนอร์ที่ดูแลองค์กรของคุณ
เชิญผู้ใช้แอป
เปิด Users
ในแอป ไปที่ Settings → Users
เชิญ
จัดการ
เปลี่ยนบทบาท ส่งคำเชิญซ้ำ หรือยกเลิกคำเชิญ หรือเพิกถอนสิทธิ์เข้าถึงได้ที่นี่
หากไม่ต้องการใช้คำเชิญ ให้เปิดการสมัครด้วยตนเองใน การยืนยันตัวตนของผู้ใช้ ผู้ใช้ใหม่จะได้ Default Sign-Up Role
เชิญ collaborator
Collaborator ทำงานกับโค้ด การตั้งค่า และ deploy ของแอปเดียว เช่น ฟรีแลนซ์หรือเอเจนซี เชิญได้จาก Settings → Members ของแอป หากต้องการให้ทำงานข้ามทุกแอป ให้เชิญเป็นสมาชิกในทีมแทน